Home » Weblogs

Plaats de mens boven het systeem

Iedereen die bij een grote(re) organisatie werkt krijgt ermee te maken: reorganisatie. Of de ene reorganisatie volgt de andere op. Waarom? Nieuwe leiding, nieuwe inzichten, waan van de dag, "iedereen past een ander systeem toe dus wij moeten ook" of de waarschijnlijk meest voorkomende reden: het (vermeende) niet goed functioneren van de organisatie.

De nieuwe Hoogeveense gemeenteraad vond bij het aantreden in maart 2006 dat het anders moest. Tot dan toe waren er meestal in de tweede week van de maand op drie verschillende dagen commissievergaderingen. Twee weken later volgde er dan een raadsvergadering waarin besluiten werden genomen. Anno 2006 voldeed volgens een meerderheid van de raad dit systeem niet meer. Waarom? De Hoogeveense raad was gezapig, er was te weinig discussie, inwoners werden onvoldoende betrokken, vergaderingen duurden te lang en er waren te veel vergaderingen. Daarnaast waren er natuurlijk andere politieke verhoudingen ontstaan en was er de landelijke vernieuwingstendens, aangewakkerd door het "dualisme".

De verandering in vergadervorm heeft ervoor gezorgd dat nu tweemaal per maand een raadsavond wordt gehouden. Deze avond is verdeeld in blokken: een informatief blok (informatieverstrekking door organisaties of het college), een meningvormend blok (hierin moet discussie plaatsvinden tussen de raadsleden onderling) en een besluitvormend blok.

Na een jaar met het nieuwe vergadersysteem te hebben gewerkt, blijkt het spreekwoord "elke verandering is geen verbetering" ook hier uit te komen. De raad wordt en is minder goed geí¯nformeerd, doordat gelijktijdig op verschillende locaties wordt vergaderd ontbreekt overzicht, er zijn minder inhoudelijke discussies, er zijn minder bezoekers, er zijn minder insprekers, nog steeds lange vergaderavonden en meer irritaties en conflicten.

Kortom het nieuwe systeem werkt niet. Terug naar het oude systeem!

Ik denk dat deze conclusie en oplossing te kort door de bocht is. Ik ben er van overtuigd dat op zichzelf elk redelijk organisatiemodel en dus ook vergadersysteem kan werken. Het zijn de mensen die erin of ermee werken die bepalen of het systeem werkt. Te vaak wordt er op voorhand in systemen of organisatieaanpassing gedacht, terwijl de wil of capaciteiten van de mensen worden vergeten.

Dat is volgens mij ook in 2006 gebeurd. Het lijkt op veranderen om het veranderen. Alles moet immers anders? Een groot deel van de nieuw gekozenen had überhaupt geen raadservaring, anderen behoren haast tot het meubilair van de raadszaal. Toch werd het systeem omgegooid. De oude raadsleden weten/wisten niet meer waar ze aan toe waren, anderen kunnen hun draai in een heel complexe omgeving maar niet vinden. Het college en de raad moeten wennen aan de beperktere rol van het college en het is ook maar zeer de vraag of er niet een te grote kloof tussen het college "we werken toch zo hard"en de raad "maar wij zien onvoldoende wat jullie doen" ontstaat. Het lijkt erop dat het oude systeem toch niet zo gek was.."¦ Steeds vaker hoor je "We moeten terug naar het oude systeem!" Maar wanneer we nu weer klakkeloos teruggaan naar het oude systeem is het volgens mij maar de vraag of dat nu nog wel voldoet en of niet dezelfde fout wordt gemaakt als in 2006. Weten de huidige raads- en collegeleden nog wel hoe het oude systeem werkte en hoe er met elkaar omgegaan werd? Ik vraag het me af.

Volgens mij moet een pas op de plaats gemaakt worden. Binnen de raad, in afstemming met het college -maar zeker ook met de inwoners die zich betrokken voelen bij het raadsgebeuren- moet eerst goed nagedacht worden over het systeem dat het best bij Hoogeveen en de Hoogeveense raad past. Er is een grondige analyse nodig. Op welke wijze kan het beste uit de raadsleden en het college gehaald worden? Waar is behoefte aan en waar zit de echte pijn? Op welke wijze kunnen betrokken inwoners echt bij de raad betrokken worden en ook echt invloed uitoefenen? Het gaat uiteindelijk niet om het systeem, maar om de mensen die erin functioneren. Van systeemdenken, naar mensgericht denken. Hoe komen ieders talenten en rollen het best tot hun recht? Dat moet centraal komen te staan, omdat daarmee de kwaliteit van het bestuur van Hoogeveen op een hoger plan getrokken kan worden. Daarmee kan veel onbegrip, irritatie en conflicten worden voorkomen. Daarom de oproep: Plaats de mens boven het systeem!

 


Anno Wietse Hiemstra